AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. con el fin de desarrollar el mandato contenido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, presenta a sus asociados, clientes, proveedores y al público en General, los lineamientos generales para la protección de los datos personales que, en función de la actividad asociativa desarrollada, se llegaren a obtener.
Con fundamento en estas políticas, se garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información recolectada, pautas que fueron estructuradas conforme lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en Decreto reglamentario Nacional 1377 de 2013.
Es así como el objeto del presente documento se acoge al contenido del artículo primero (1°) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, donde se expresa:
“La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S., ubicada en la ciudad de Anserma Nuevo, en la SN 153 ANACARO ANSERMANUEVO ALQ No.230242, correo electrónico recursohumano@agricoldelpacifico.com y teléfono (+57) 3147400857, actuará como RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales de sus asociados, proveedores, clientes, colaboradores, contratistas, proveedores y usuarios en general.
Los encargados de ejecutar la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS, serán los trabajadores, colaboradores y contratistas de AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S., quienes, en el desarrollo del objeto de su contrato, desarrollarán los lineamientos impartidos, quienes podrán ser ubicados en los datos de contacto previamente señalados en este acápite.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 8: El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley prevé como innecesaria la autorización. (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
- Ser informado respecto del uso dado a sus datos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar solicitudes de la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato por medio del correo electrónico dispuesto para este fin recursohumano@agricoldelpacifico.com y peticiones, consultas o reclamos relacionados que serán atendidos conforme a lo dispuesto en los artículos 8, 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
- En caso de ser desatendido, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido en la entidad, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
- DEBERES DE AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S., COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 17: Deberes de los Responsables del Tratamiento:
Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- AUTORIZACIÓN DE MANEJO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 9: Autorización del Titular.
“Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.”
A partir de la promulgación de las presentes políticas, lo cual se hará de forma directa, en las direcciones electrónicas aportadas por los asociados y demás colaboradores, en la cartelera de AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. y en las instalaciones de AGRICOL DEL PACIFICO, los titulares de la información interesados en actualizar sus datos y autorizar el tratamiento de los mismos, deberán imprimir, llenar y firmar FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE DATOS, el cual deberá ser allegado escaneado a la dirección electrónica recursohumano@agricoldelpacifico.com o en físico a las instalaciones de AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. ubicadas en SN 153 ANACARO ANSERMANUEVO ALQ N 230242, Anserma Nuevo.
En caso de no verificarse respuesta en los 30 días siguientes después de enviado el formulario se entiende que el titular aceptó los términos contenidos en las POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS y en el FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE DATOS, los cuales en todo caso, estarán ajustados a la ley.
- Autorización y consentimiento del titular
AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
- Manifestación de la autorización
La autorización a AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AGRICOL DEL PACIFICO
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
- Medios para otorgar la autorización
AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
- Prueba de la autorización
AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.
- Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales o sus causahabientes, pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
- PROCEDIMIENTOS
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 14: Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 15: Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículo 16: Requisito de procedibilidad
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
El titular de la información que desee elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) deberá, como requisito para hacerlo, agotar la misma inquietud ante AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. al correo electrónico recursohumano@agricoldelpacifico.com o en físico a las instalaciones de AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S. ubicadas en la SN 153 ANACARO ANSERMANUEVO ALQ N 230242, ANSERMANUEVO, VALLE.
Si luego de pasados quince (15) días hábiles, AGRICOL DEL PACIFICO S.A.S., no dio solución a la queja interpuesta, y debidamente radicada, el titular de la información podrá acceder a la SIC, con prueba de ello.
- MARCO JURÍDICO
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
- Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
- VIGENCIA
Las presentes POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, se desarrollan dentro del término legal otorgado por la ley para hacerlo, y entran en vigencia a partir del día de su promulgación, siendo el día 1 del mes noviembre de 2023.